Планирование по пустографке. Внедрение.
Начало второго цикла встреч в ТМ-Клубе ПИРАО, перекликаясь с началом первого, прошло по теме жестко-гибкого планирования дня и базовым принципам таймменеджмента.
Во встрече приняли участие как постоянные участники клуба, начинавшие клуб с первых дней, так и вновь присоединившиеся, посетившие только несколько встреч. Это немного разбавило обсуждение повторением материала по ознакомлению с пустографкой и ее планированием, что в целом, оказалось полезно для всех.
Сначала участники поделились общими сведениями о том, кто как планирует свой день, и планирует ли вообще. Оказалось, что так или иначе мы в любом случае планируем свой день, свое время для того, чтобы жить и ориентироваться в окружающем пространстве. Новые участники описали свое предположение о планировании в уме и ориентации на план расписания в гугл-календаре. Но, в подобных ситуациях, как выяснилось, мы часто многое можем упустить из вида, и попросту забыть некоторые дела. Опытные участники клуба поделились своими знаниями и отметили, что планирование может быть эффективным лишь при четком соблюдении довольно простых правил:
1) план дня должен быть записан,
2) записан он должен быть в одном месте.
Удобнее всего планировать день в пустографке, так она включает в себя сразу несколько эффективных тайм-менеджерских технологий. Уникальность школы Архангельского заключается в сочетании жесткого – хронологического расписания и гибкого (привязанного ко дню, но не привязанного ко времени) планирования дел и задач.
В связи с этим, мы подробно рассмотрели каждую составляющую пусторафки и заполнили ее на текущий день. Опытные участники отметили, что первым делом необходимо отметить день – указать дату, это имеет особое значение – фокусирует внимание именно на этом дне, и в то же время ориентирует во времени.
Далее, удобнее всего выделить жесткие встречи, они всегда точно заранее известны и четко определены во времени. Из таких встреч, на субботу, 24 февраля, все участники отметили встречу ТМ-Клуба, у некоторых было несколько жестких встреч. Следующими пунктами можно выделить гибкие задачи – это дела, которые необходимо выполнить сегодня, но по времени они не имеют четкой границы. Таких дел у всех участников оказалось много. Это были дела по дому, бизнесу, физические тренировки, походы в магазин.
Но есть и дела, которые не обязательны для выполнения именно сегодня, обычно они не очень большие и вызывают неприятные эмоции, по этому, чаще всего подолгу откладываются, а некоторые из них могут ожидать очереди и по нескольку лет. Глеб Алексеевич выделил такие дела в обособленную группу – лягушки – мелкие, скользкие, противненькие, но вместе с тем, имеют место быть. Накапливаясь в целые лягушачьи стада, они преследуют нас, психологически отравляя нашу жизнь. Для повышения личной и жизненной эффективности, для лягушек было сформулировано правило, которое гласит: нужно съедать лягушку каждый день. А удобнее это делать утром, в самом начале дня, так как после «съедания» лягушки в плане дня появляется большой плюс, что ободряет и придает хорошее настроение всему дню. С лягушками каждый из участников нашего клуба справляется по-своему. Некоторые используют список лягушек, и выбирают наиболее подходящее для выполнения, но это чревато превращением некоторых совершенно нежеланных лягушек в огромные жабы. Один из участников клуба использует интересный метод – при появлении лягушки, необходимо ее записать на листочек, смять в шарик и опустить в прекрасную вазу, которая находится в спальне на видном месте, и, просыпаясь каждое утро, доставать из прекрасной вазы шарик с лягушкой, наугад, какой попадется. Прекрасная ваза немного скрашивает отношение к лягушечкам, и «завтрак» становится приятнее. Так же, было отмечено, что с лягушками, главное не переусердствовать, чтобы не отбыть настрой, эффективнее придерживаться правила, и уверенно продвигаться небольшими шагами, съедая по одной лягушке, но каждый день.
Вместе с тем, у каждого из нас есть параллельные дела, большие проекты, по работе, или личные, которые нам так же необходимо выполнять – такие большие дела выделяются в слоны. Суть работы со слонами заключается в разбивании таких дел – слонов, на части – бифштексы. Это позволяет выделить из большого необъемного проекта этапы, спланировать их и выполнять последовательно, по пунктам. Слоны отличаются тем, что имеют окончательный результат.
Главное дело дня – это такое дело, которое будет работать на достижение наших целей. Такие дела должны быть согласованы с нашими основными жизненными целями и ценностями на текущий период – со стратегической картонкой. Главная задача дня – личная задача или дело, которое в этот день должно быть проработано и сделано наиболее тщательным образом.
Важно отметить самое хорошее или важное событие дня. Эту графу удобнее заполнять в конце дня, подводя итоги, и анализируя. Некоторые из участников для таких записей пользуются отдельным местом – бумажным мемуарником, или программой, что дает интересную возможность некоторого статистического анализа отмеченных нами случающихся и происходящих событий. Такие записи интересны, их можно хранить для архива.
Промежуточные радости выделяются как небольшое вознаграждение для себя по результатам проделанной работы за день. Участники поделились, что таких радостей тоже может быть целый список, из которого можно выбрать наиболее желанную. Это может быть пол-часа с любимой книгой, вкусняшка, или прогулка.
Так же были выделены и особо отмечены несколько важных лайфхаков:
Если случаются дни, полностью подчиненные внешнему расписанию (рабочая сессия/учеба/конференция/съемочный день), и, казалось бы, планирование в такие дни уже не уместно, то это не так. Планирование должно присутствовать всегда, даже в дни по расписанию. В такие дни планированию подлежит личное время, какие-либо звонки, личные дела, не регламентированные встречи с важными людьми, переговоры;
Опытные участники клуба поделились наблюдением, что планирование и ведение дня удобнее производить на большом формате, таком как А4, потому что он содержит больше места, и удобнее вести записи и заметки. С этой целью удобно вести оригинальные классические пустографки, подшивая их в специальную папку;
Так же удобным был признан ежедневник Глеба Алексеевича с дополнительной свободной страницей для записей при каждом дне. Так как, помимо основных моментов, в планировании некоторые участники выделяют еще несколько важных критериев – финансовую составляющую дня – дебет и кредит каждого дня, контроль рутин – специально отмечены для выполнения некоторые ежедневно повторяющиеся рутинные дела, и, интересное решение – кпд дня - % выполнения по каждой части пустографки;
День можно планировать исключительно либо день в день утром, либо вечером – на следующий день. Наиболее реалистичным планирование получается утром.
Формулировки дел и задач должны быть результатоориентироваными – начинаться глагола в совершенном виде – что Сделать - ..
